要約とは

要約は、文章の要点を短くまとめる作業です。生成AIが得意とする作業の一つで、会議の記録、報告書、問い合わせの履歴など、業務のさまざまな場面で使われます。

良い要約かどうかは、誰が何のために読むかで決まります。経営層への報告なら、結論と判断が要る点を3行で。担当者への引き継ぎなら、経緯と未対応の事項を漏れなく。残すべき情報は、読み手と目的で変わります。

そのため、プロンプトには読み手、目的、長さ、形式を書きます。「決定事項と期限は必ず残す」のように、落としてはいけない情報を指定すると、重要な点の抜けを防げます。長い文書は、章ごとに要約してからまとめる方法もあります。

注意点として、AI は元の文章に無い内容を補ったり、数字を取り違えたりすることがあります。特に金額・日付・人名は、元の文章と照らし合わせて確かめます。

具体例

会議の記録を要約する

悪い例では、何を残すかが AI 任せになり、雑談の内容が残って期限が落ちる、といったことが起きます。良い例は、読み手と目的を示し、必ず残す情報と形式を決めています。「記録に無いことは書かない」と添えることで、AI が内容を補ってしまう失敗も減らせます。

悪い例

この議事録を要約して。 （会議の記録）

良い例

次の会議の記録を、欠席した部長が短時間で状況を把握できるように要約してください。 # 必ず含めること - 決まったこと（担当者と期限つき） - 決まらなかったことと、その理由 - 部長の判断が必要な事項 # 形式 - 上の3つを見出しにして、それぞれ箇条書き - 全体で300字以内 - 記録に無いことは書かない <会議の記録> （会議の記録） </会議の記録>

長い報告書を段階的に要約する

数十ページの報告書を一度に要約させると、後半の内容が薄くなることがあります。まず章ごとに要点を抜き出させ、次にそれらをまとめて全体の要約を作らせます。章ごとの要点が残るので、全体の要約の根拠を後から確かめることもできます。